Li certa vez um conto sobre um cientista que vivia em uma pequena cidade do interior e trabalhava em uma experiência envolvendo macacos. Ele precisava de um ou dois macacos para o seu trabalho e enviou um telegrama a uma empresa que fornecia animais para serem usados como cobaias. A mensagem dizia: 

As dificuldades de comunicação na época eram imensas e no processo de cópia do telegrama alguém trocou "1 OU 2" por "1002". Quando o trem chegou, trazia em seus vagões mil e dois chimpanzés que iriam infernizar a vida dos moradores do local. 

EDI - Os avanços na transmissão de dados têm, até certo ponto, resolvido boa parte do problema de comunicação entre empresas. Fala-se muito em EDI como a solução para muitos males de comunicação, porém a sigla para Electronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados, cobre uma gama muito vasta de aplicações, nem todas facilitando especificamente a área de compras. 

Se você amarrar um disquete no pescoço de um cão São Bernardo e mandá-lo de uma empresa para outra estará praticando uma forma de "troca eletrônica de dados", mas não estará otimizando seu departamento de compras, nem reduzindo seus custos (vai precisar de ração!). E tampouco estará facilitando a vida de seus funcionários. A menos, é claro, que o cachorrão leve também o barrilzinho de conhaque na coleira para amenizar o stress do pessoal.

A Internet tornou possível comunicar informações de compra de uma forma muito mais rápida, clara e precisa do que o telegrama, telex, telefone ou fax utilizados no passado. Ela possibilitou o EDI em tempo real, algo que a área de compras das empresas que já utilizam o sistema aplaude com muito mais entusiasmo do que a chegada de um São Bernardo com barrilzinho no pescoço. Ou, digamos, com igual entusiasmo.

O fato é que a possibilidade de se fazer EDI pela Internet em tempo real resultou em um menor tempo de resposta no processo de compra, maior precisão nos pedidos e um controle de estoque mais enxuto, além de pavimentar o caminho para a administração da cadeia de suprimentos. Também conhecida como supply-chain, ela é responsável por interligar eletronicamente desde o pé de trigo do campo até o pão que está em sua mesa. Deste modo, produção, processamento, transporte, distribuição, venda e pesquisa de mercado acabam formando uma cadeia que se assemelha a um monstruoso novelo de dados, tão integrado que é quase impossível identificar a ponta.

Precisão - Mas sua forma de fazer uma sociedade construída sobre os alicerces da comunicação não pode se dar ao luxo de conviver com gritos de "Alô, Alô" e a repetição de tarefas do tipo: "O fax não chegou? Eu envio outra vez...". Todo meio de transmissão de informação que for impreciso ou sujeito a fraudes e atrasos pode e deve ser eliminado do processo de compras de uma empresa que queira competir em tempos bicudos e se integrar numa cadeia de suprimentos. O transporte inadequado da informação pode gerar o transporte inadequado dos insumos de uma indústria. E no lugar de um ou dois, a fábrica acaba recebendo mil e dois macacos. Neste caso hidráulicos, evidentemente.

Um grande fabricante de copiadoras no Brasil percebeu a vantagem do EDI em tempo real quando colocou toda a sua equipe de compradores frente a frente com dezenas de fornecedores que alimentam a produção com peças que vão desde parafusos até componentes eletrônicos. Usando a Internet como meio, e o browser ou navegador como interface, os fornecedores podem ter, na tela de seus micros, as informações de estoque relativas aos produtos que lhes dizem respeito. O uso da Internet tornou o processo de compras e controle de estoques muito mais racional.

Tendência - Macacos me mordam se eu estiver errado, mas a verdade é que muito em breve a maioria das empresas estará acordando para a necessidade de um sistema assim, passando a transferir para seus fornecedores a responsabilidade de manter estoques. O baixo custo de comunicação entre empresas, decretado pela popularização da Internet, e a universalidade dessa interface que é o browser de navegação, o qual dispensa treinamentos e adaptações dispendiosas, são vantagens indiscutíveis nesta revolução na área de negócios entre empresas.

Obviamente, sistemas assim introduzem elementos novos na paisagem empresarial. Passou a ser uma necessidade vital de todo negócio fazer da Internet o seu habitat e contar com a ajuda de empresas de desenvolvimento e hospedagem de sistemas para garantir o fluxo ininterrupto de seus dados. O resultado é, inegavelmente, um aumento na produtividade e redução dos custos. Tudo por conta da racionalização de processos. O comprador pode dedicar mais tempo e energia à sua atividade principal, que é gerenciar o processo de compra, livrando-se do problema da comunicação. Esta passa a ocorrer nos bastidores, invisível ao comprador, já que passa a ser responsabilidade de empresas especializadas em Internet. Afinal, cada macaco no seu galho.

(*) Mário Persona é consultor, escritor e palestrante. Esta crônica faz parte dos temas apresentados em suas palestras. Edita o boletim eletrônico Crônicas de Negócios e mantém endereço próprio na Web, onde seus textos estão disponíveis.