NOTÍCIAS 2005
Dicas para seu evento
Mario Persona
[*]
Creio que uns
90% de minha atividade em palestras, workshops, treinamentos e coaching seja em eventos in company. Quero
dizer, na maioria das vezes sou contratado por empresas que desejam investir em seu pessoal contratando alguém out company.
Em um mercado de solavancos, quem está dentro da garrafa nem sempre consegue ler o rótulo.
Acredito que outra razão de uma menor aparição em eventos públicos esteja no fato de eu não ser um palestrante do tipo showman.
As palestras-show costumam atrair um público maior e mais diversificado, daí a preferência dos promotores de eventos públicos
por profissionais assim.
É claro que minhas apresentações são divertidas, conto casos engraçados e os treinamentos têm dinâmicas interessantes e interativas.
Mas não sou mágico, cantor ou comediante. Não planto bananeiras e nem peço às pessoas para se abraçarem e beijarem. Há profissionais
que fazem isso melhor do que eu, por isso nem me atrevo a imitá-los e nem promovo meus próprios eventos.
Mesmo assim, algumas de minhas palestras são em eventos abertos ao público, geralmente um público focado em negócios. Funciona
assim: uma empresa ou profissional de eventos me contrata, promove, vende ingressos e cuida de tudo para também ganhar dinheiro com
aquela ação. Nem sempre ganha.
A razão? É preciso ter experiência na área de criação, organização e promoção de eventos. Muitos falham por não seguirem algumas
regras simples de organização de eventos. Portanto, aqui vão algumas dicas (algumas aprendi com a Fernanda do Coutto Riberti da
Imprensa WEB) antes que você se aventure nessa difícil profissão:
Aprenda a passar o chapéu. Nunca tente promover um evento apenas contando com a arrecadação de ingressos. Tem muito dinheiro
envolvido nos custos com local, palestrante, viagens, hotéis, alimentação, promoção, equipamento e pessoal de apoio, para você se
arriscar. Procure patrocinadores que paguem por tudo isso em troca de promoção.
Promova corretamente. Ninguém saberá que seu evento irá acontecer sem promoção. Também neste caso, evite gastar e procure
patrocinadores. Uma entrevista que você consiga numa rádio tem um efeito maior do que dinheiro gasto em propaganda convencional.
Lembre-se de que ninguém patrocinará se você não promover o patrocinador corretamente, fazendo com que apareça. Isto não significa
passar aquelas duas horas e meia de vídeo dos patrocinadores antes de uma palestra, ou dar a cada um a oportunidade de falar no
palco. As pessoas que pagaram não vieram ali para isso. Respeite seu público se quiser tê-lo em eventos futuros.
Agregue valor para patrocinadores, palestrantes e público. Muita gente pensa que promover eventos é colocar um site bonitinho
na Internet e esperar o telefone tocar. Pode esquecer. O palestrante de hoje já tem site bonitinho e telefone que toca. Se quiser
atuar como agenciador vai ter que correr atrás, visitar empresas, vender, vender e vender.
Respeite os horários. Como palestrante em eventos abertos, sinto-me horrível quando o organizador fica adiando minha entrada
para esperar por mais público pagante. Adivinha de quem o público pensa que foi o atraso? O resultado é trágico, já que o
palestrante entra desacreditado e leva um bom tempo para inverter isso.
Conheça seu público. Na hora de promover, é preciso saber quem quer atingir. Se o seu evento for voltado para um público de
indústria, nem perca tempo com outdoors, panfletagem ou comunicação de massa. Vá direto aos meios de comunicação segmentados
ou use mala direta para aquele segmento. Não faça spam (propaganda por e-mail) pois na próxima seu remetente pode
estar no filtro de e-mails de todas as pessoas que você pensa estar atingindo.
Verifique o calendário. Já participei de eventos que foram um fracasso porque o organizador não prestou atenção no
calendário. Assim, um evento voltado para universitários em época de provas dificilmente conseguirá público. Ou uma palestra para
profissionais de saúde que coincida com o período de um simpósio importante para aquele público dará um branco total na audiência.
Já tive algumas palestras canceladas porque o promotor insistiu que conseguia público... uma semana antes do Natal!
Organize seu auditório. Em auditórios improvisados, sempre que possível disponha os assentos em semi-círculo, para que todos
possam olhar diretamente para a tela de projeção ou para o palestrante. A torção do pescoço diminui o calibre das artérias que
irrigam o cérebro, causando sono. Se for um treinamento com intervalos, faça seu público sentar em lugares diferentes na volta do
café.
Seja claro. A iluminação sobre a audiência deve ser suave; menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante,
para que o público veja seus gestos e expressão facial. Nunca apague todas as luzes do auditório ou aquela será a palestra que todos
sonharam ouvir.
Cuidado com a contra-mão. A tela deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que este possa
apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Obviamente ele não precisará segurar o microfone se este
for de lapela, a menos que sinta necessidade de segurar em alguma coisa por insegurança enquanto fala. Neste caso, é melhor mesmo
que ele fique segurando a lapela.
Você sabe com quem está falando? Microfones de lapela deixam as mãos livres, porém podem prejudicar a qualidade de som quando
o palestrante olha para os lados ou arruma muitas vezes a gravata. Existe ainda o perigo de ele se esquecer de desligar o microfone
enquanto conversa assuntos sigilosos ou fala mal do público ainda atrás das cortinas. Se for ao banheiro com o microfone ligado...
Mestre de cerimônias. Seu objetivo é valorizar o evento, nunca roubar a atenção do foco principal. Deve fazer a apresentação
do palestrante, aproveitando para dar avisos de duração da palestra, intervalos e solicitar o desligamento dos celulares. Deve
reassumir no final da palestra para avisos de horários e local do intervalo (se houver) e solicitar um retorno rápido da audiência a
seus lugares. Cuidado na hora de contratar o mestre de cerimônias para não pegar um muito engraçadinho e de pouco tato. Odeio quando
o mestre de cerimônias cai na vulgaridade pois o público pode achar que o palestrante tem o mesmo nível.
Se tiver que dar errado, vai dar. Projetores, iluminação, microfones e equipamento de som devem estar instalados, com peças
de contingência como lâmpadas e pilhas, e testados com antecedência por pessoas que entendem do assunto. Numa palestra para um
auditório imenso, fiquei contando meia hora de histórias para ganhar tempo, enquanto dois técnicos desconfiguravam meu notebook
só porque não sabiam que bastava teclar FN e F5 (ou outra, dependendo da marca) para jogar a imagem para o datashow.
Não querendo interromper... Deixe um copo de água à disposição do palestrante, mas nunca peça para um garçom ou recepcionista
entrar no palco no meio da palestra para levar um copo. Você pode querer mostrar que sua organização é boa e atende o palestrante,
mas o que estará fazendo na realidade é interromper e desviar a atenção do público e do próprio palestrante.
Energizar para não atrasar. Se houver ocasião para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de cerimônias. Em
auditórios grandes, providencie recepcionistas com microfones ou folhas de perguntas. Dê às recepcionistas alguns copos de Red
Bull ou similar antes para ficarem rápidas na hora de entregar microfones ou recolher perguntas.
Hein?! Em alguns eventos o palestrante poderá utilizar recursos de som de seu próprio notebook, portanto procure saber
com antecedência se ele vai precisar de amplificador e caixas de som com um cabo para conexão à saída de fone de ouvido do
notebook do palestrante. Tenha alguém checando se o volume está bom e sinalizando para o palestrante, pois este geralmente está
atrás das caixas ou é meio surdo como eu.
O próximo... não, antes desse... o outro... O ideal é que o palestrante faça a projeção de sua apresentação diretamente de
seu notebook e para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o
amplificador de som. É melhor assim do que ele ficar dizendo "Próximo" para algum ajudante que geralmente é o primeiro que dorme na
palestra.
Hora de laser. Na impossibilidade de o palestrante fazer a mudança dos slides, deve ser providenciado um equipamento
de projeção com controle remoto sem fio ou um operador que tomou bastante café (caso tenha acabado o Red Bull das
recepcionistas) e seja inteligente o suficiente para a mudança dos slides. Um recurso é o palestrante usar um apontador laser
e combinar previamente com o operador um local oculto do público para onde ele apontará o laser quando quiser trocar o slide.
A turma do gargarejo. As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras. A distância ocasionada
por assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudica bastante o sucesso da palestra e impede que haja interação. Isso
também evita que o público retardatário distraia quem chegou antes ao procurar assento nas primeiras fileiras.
Som na caixa. É aconselhável que haja música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da palestra, de preferência
jazz instrumental com ritmo alegre. O ritmo vai ajudar a determinar o humor do público durante o evento. Não exagere, porém, tocando
samba-enredo ou passando um vídeo tão interessante antes de começar que o público venha a pedir para o palestrante esperar acabar o
filme.
Otimizando a apresentação. Ao apresentar o palestrante, o mestre de cerimônias deve ser breve, sem exagerar nos adjetivos
para não criar uma falsa expectativa. Dê preferência a este modelo de texto para apresentar seu palestrante:
"Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [ tema ]. Mario Persona é autor dos livros "Marketing de
Gente", "Marketing Tutti-Frutti", "Gestão de Mudanças", Receitas de Grandes Negócios" e "Crônicas de uma
Internet de verão" e consultor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para
falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional em empresas e universidades. Com vocês,
para falar sobre [ tema ]: Mario Persona!"
Agora, a dica mais importante. Para não ter o trabalho de alterar o texto acima, convide o mesmo palestrante para seu evento.
[*] Mario Persona é escritor, palestrante e consultor de
comunicação e marketing. Texto disponível em seu site. |