Existe uma grande confusão entre gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e digitalização de documentos. Antes de comentar efetivamente o assunto título desse artigo, vou abordar a tecnologia de GED, para que os leitores não familiarizados com o tema possam ter esse primeiro contato e entender essa confusão.

Com a popularização e o crescimento das redes no Brasil, nos últimos dez anos, em termos de número de usuários e conseqüentemente em volume de documentos eletrônicos, a implementação de um sistema de GED em um escritório de advocacia, por exemplo, tem se tornado uma tarefa quase que obrigatória. 

São volumes significativos de informação e de capital intelectual puro, que - espalhados em estruturas tradicionais de pastas (diretórios) em microcomputadores e servidores de rede - não permitem rápida recuperação e acabam ocupando espaço, sem o nível de reaproveitamento adequado. 

É normal ver advogados empregando parte do seu tempo na procura de documentos de colegas que podem auxiliar na elaboração de um novo trabalho, ou mesmo varrendo pastas (diretórios), com grande quantidade de documentos, à procura de um trabalho de sua própria autoria. Não por falta de organização ou de orientação, mas sim, porque essas estruturas não facilitam e não foram projetadas para pesquisa e recuperação em grandes volumes.

Com a aplicação da tecnologia GED, todo documento originalmente criado em formato eletrônico, utilizando aplicativos de mercado como o Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat (PDF), Corel WordPerfect e outros - assim como documentos em papel que podem ser digitalizados através de scanners (N. E.: digitalizadores) para um formato eletrônico padrão, como JPEG, TIFF, BMP e outros -, é possível de ser armazenado, controlado, gerenciado e monitorado. Assim, esses documentos podem ser recuperados por informações relevantes, como nome do cliente, título do caso, tipo de documento, por palavras encontradas no conteúdo do documento ou até mesmo pelo cruzamento de duas os mais dessas variáveis. 

Não só papel - Muitas vezes me deparo com empresas que têm um modelo de negócio típico para a utilização de um sistema de GED, mas quando converso com executivos de nível decisório e/ou executivos ligados à área de Tecnologia da Informação, normalmente a solução é interpretada como uma ferramenta para tratar o arquivo físico, isto é, digitalização de todos os documentos em papel para armazenamento em um banco de dados. Eis a confusão e o pior, pensando assim, sentem-se naturalmente desanimados com a árdua tarefa de digitalizar centenas ou milhares de quilos de papel, além de se mostrarem cépticos com a hipotética ausência de papel. Realmente, a tecnologia permite isso, mas vai muito além e abrange toda a produção de documentos já no formato digital, com os formatos citados anteriormente. 

O nome dado a esse tipo de tecnologia é genérico, abrangente e assim deve ser interpretado, isto é, GED trata documentos em geral, desde que no formato eletrônico. Aliás, quando se trata de escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, normalmente a implantação de um sistema de GED começa pelos documentos que são criados já no formato eletrônico, pois são muito mais fáceis de alimentar na base de dados e podem ser inseridos e classificados pelos próprios autores, durante a produção intelectual do documento. 

Quanto ao papel físico, ele também pode ser inserido no banco de dados, permitindo compartilhamento e minimizando sua circulação no escritório, mas apenas quando a cultura dos usuários e a legislação permitirem isso. 

Correio eletrônico - Soma-se a isso a avalanche de informações que trafegam em mensagens de correio eletrônico - normalmente guardadas nos próprios servidores de correio eletrônico, que também não foram projetados para armazenar e recuperar dados, mas sim para trafegá-los - e que também podem ser inseridas na base GED. 

Além de armazenamento organizado e recuperação, monitoração é outra palavra chave quando falamos de GED. Trata-se da possibilidade de ter um histórico completo da vida do documento, desde sua criação, passando por todas as suas versões e até mesmo informações como quando e por quem determinado documento foi reaproveitado para um novo trabalho.

Não há dúvida que a tecnologia GED veio para ficar, particularmente para profissionais do Direito, e que sua implementação é muito mais fácil do que pode aparentar, principalmente quando se esclarece a confusão entre GED e digitalização de documentos.

(*) Henrique Barreto de Aguiar é diretor da BCS Informática, sediada na capital paulista.