Bil Jensen é um estudioso dos motivos que levam as empresas a fazer com que as pessoas se sintam dessa forma. Por mais de sete anos, promoveu uma pesquisa sobre como as empresas podem lidar com a complexidade, simplificar suas estruturas e, conseqüentemente, a rotina de seus funcionários. Foram mais de 2.500 entrevistas em 460 empresas. Os resultados estão no livro "Simplicidade - Vivendo com Inteligência em um Mundo cada vez Mais Estressante", lançado pela editora Campus.

Nele, o autor cita um estudo da consultoria Bain & Campany, segundo o qual a complexidade do trabalho está fazendo com que cada pessoa desperdice até 2 horas por dia no escritório tentando descobrir o que fazer. "O trabalho repetitivo foi enxugado, mas o trabalho do conhecimento se tornou mais sobrecarregado e confuso", diz Jensen. Para ele, conhecimento não é poder. Saber o que fazer com ele, sim. "As empresas estão progredindo no sentido de mudar para atender às necessidades do mercado, do cliente e do acionista", afirma. "E estão se saindo muito mal no que se refere a tomar o trabalho inteligente." Num mundo assim, cada vez mais complicado, a simplicidade pode ser uma vantagem competitiva, segundo Jensen.

Simplificações - Na prática, descomplicar a vida nas empresas requer dividir responsabilidades. Os funcionários podem criar maneiras mais simples de trabalhar - mudando a forma como se comunicam, aproveitam o tempo, planejam atividades, gerenciam expectativas ou usam tecnologia, por exemplo. Mas esse esforço não trará muitos resultados se a alta administração não se preocupar em criar um ambiente menos complexo. Para isso, precisa adotar cinco disciplinas básicas, segundo o autor:

1. Criação de confiança a partir da estrutura. As pessoas só conseguem trabalhar no modo mais simples com ferramentas, processos e experiências adequadas às suas necessidades. Para tanto, a infra-estrutura organizacional precisa ser construída com o objetivo da personalização. Moldando-se assim, de frente para trás, a empresa conquista a confiança do pessoal.

2. Conteúdo projetado para a tomada de decisões. As informações devem ser formatadas e disseminadas de modo que os funcionários possam tomar decisões fundamentadas, sem perder tempo com ruídos.

3. Uso do processo de concepção para tomadas de decisões mais esclarecidas. Não são planos, orçamentos e relatórios o que realmente governa os projetos. O mais importante é a discussão e a organização de escolhas que os participantes fazem quando concebem um projeto.

4. Sistema de conhecimento de fácil navegação. Devem permitir que as pessoas entrem, busquem o que precisam e saiam sem embaraço. O sistema também deve facilitar a visão de como tudo se conecta. Com essas características, impulsionará o sucesso.

5. Criação de protótipos do futuro. Significa dar às pessoas a oportunidade de ajustar diariamente sua infra-estrutura - ferramentas, processos e fluxos de informação - de acordo com o que cada uma necessite no seu trabalho. Esses embriões de mudanças são a única maneira de acompanhar as transformações maciças que ocorrem com rapidez espantosa.

(*) Cynthia Rosenburg atua na redação da revista Exame. Artigo divulgado via boletim eletrônico Varejo Século 21. Esse fórum conta com mais de 1.100 participantes e o objetivo dos trabalhos é apresentar idéias, tendências, experiências e opiniões que contribuam para a melhoria do comércio varejista brasileiro.