Dia a dia, histórias como essa têm se repetido. Hoje, no Brasil, as secretárias formam um contingente de milhares de profissionais que compram, contratam, influenciam decisões e solucionam problemas. São elas que muitas vezes participam dos processos decisórios com seus superiores, agora não mais como meras coadjuvantes mas como parte integrante da equipe. “Multiplicam-se os exemplos de secretárias que assumem cargos de gerência tal o seu preparo”, afirma a headhunter Stefi Maerker, diretora da SEC Secretary Search & Training, uma consultoria especializada no recrutamento, seleção e treinamento de secretárias. 

“Os depoimentos dos próprios executivos que solicitam nossos serviços deixam claro que, se por um lado aumentou o poder de decisão, por outro aumentaram as exigências”, observa Stefi Maerker, também autora do livro Secretária – Uma Parceira de Sucesso e do recém-lançado Mulheres de Sucesso, ambos da Editora Infinito/Gente.

“Hoje a secretária trabalha para vários executivos ao mesmo tempo, e se ela não for organizada, ágil e líder, dificilmente consegue desempenhar sua função”, afirma. Sempre terão oportunidades aquelas que estiverem bem atualizadas e forem bem centradas na profissão, ressalta. 

Estabeleça uma boa convivência - Saber lidar e ter um bom relacionamento com as secretárias pode ser decisivo no fechamento de um negócio. Quase sempre é por meio delas que ligações, fax e e-mails chegam aos cabeças da empresa. Pensando em auxiliar àqueles que desejam estabelecer um bom relacionamento com as secretárias, Stefi Maerker dá algumas dicas:

Jamais fale grosseiramente. Lembre-se que seu intuito é fazer a sua interlocutora interessar-se pelo seu objetivo – seja ele passar a ligação, comprar um produto ou receber uma proposta. 

Nunca interrompa – saiba ouvir, compreender e dialogar ponderadamente; em troca, espere o mesmo tratamento.

Não use linguajar informal e íntimo, ou mesmo gírias. Seja profissional e cordial.

Evite elogios sobre sua pessoa ou sua empresa – transmita confiabilidade pela qualidade e conteúdo das palavras e não pela quantidade. 

Seja direto e objetivo, mantenha o foco de seu interesse, transmitindo sua idéia de forma genuína e simpática.

Tente trazer a secretária para o seu lado, vender a ela a sua necessidade real, envolvê-la, enfim, no seu projeto.

Não trapaceie – as secretárias são muito bem preparadas e sabem distinguir uma necessidade real de uma forjada. Uma vez enganada será difícil restabelecer a confiança.

Acredite na palavra dela. Se ela disser que o chefe não poderá atendê-lo, será esta a sua realidade, independentemente do que você fizer.

Verifique se ela própria não pode atendê-lo e resolver o seu problema, talvez indicando outra fonte de informação e boa sorte.

Essas e outras dicas para lidar com secretária podem ser obtidas no livro Secretária – Uma Parceira de Sucesso.

Consultoria - A SEC Secretary Search & Training, consultoria especializada no recrutamento, seleção e treinamento de secretárias, surgiu em 1996, em função de uma necessidade crescente de uma equipe treinada e especializada na busca de Secretárias. Sua infra-estrutura possibilita desenvolver soluções para contratações de secretárias em caráter efetivo ou temporário graças à uma equipe multifacetada e preparada para atender empresas dos mais variados segmentos de atuação, maximizando o tempo do executivo, que deve continuar voltado para gestão de negócios. 

De posse de um variado e sólido banco de dados e de grande conhecimento na área secretarial, desenvolvem o processo de forma rápida e assertiva, assegurando ao requisitante opções variadas dentro do perfil solicitado. Garantem a ética, a confidencialidade e a transparência das informações no processo de identificação de talentos, de acordo com a imagem e semelhança da empresa-cliente.

(*) Stefi Maerker é headhunter (selecionadora de executivos) e diretora da SEC Consultoria.