Aconteceu com um amigo de um amigo meu. Auxiliado por um outro amigo, ele montou uma loja virtual na Internet. Quem visitava sua página era convidado a adquirir, por módica quantia, uns kits numerados (o problema era descobrir o que continham tais kits, mas sempre restava o recurso de telefonar para a loja...). Passou-se o tempo, e nada do meu amigo lojista receber um e-mail sequer dos clientes da loja. Então, ele procurou um outro amigo, para ver o que havia de errado. Esse amigo enviou uma mensagem eletrônica usando o endereço constante na página, mas o lojista nada recebeu. 

Bem, o amigo testador analisou a página, o endereço de correio estava certo (inclusive antepondo corretamente o código [mailto:] ao endereço de e-mail do lojista). E matou a charada: o amigo que montou a loja virtual se esqueceu de configurar o navegador do lojista para receber as mensagens dos clientes!

Bem, resolvido o problema, o amigo lojista recebeu 164 mensagens que estavam enroscadas no sistema. Para ganhar tempo, preparou uma mensagem avisando a todos os clientes que, por um problema técnico, só agora tinha recebido os e-mails. Só que se esqueceu de usar o comando BCC (cópia reservada) que os programas de correio oferecem, para ocultação da lista de destinatários. Resultado: cada cliente recebeu uma longa mensagem, com a lista dos 164 clientes do lojista e, beeeeem lá embaixo, a resposta padronizada.

Meia hora depois, um concorrente que também, por esperteza, tinha se apresentado como cliente para obter informações, passou a todos os outros 163 clientes uma mensagem - desta vez com lista de destinatários escondida - informando que os produtos que desejavam estavam à disposição nessa outra loja virtual, com entrega imediata e preço menor. Moral da história: por causa desses dois errinhos, meu amigo acabou desistindo da loja virtual. Mesmo porque, ela tinha perdido todos os clientes...

Outras traições - Existem no mercado inúmeros programas de correio eletrônico, que nem sempre falam (ou escrevem!) na mesma língua. Quando enviar mensagens pela primeira vez para alguém, prefira o texto simples, pois alguns programas de e-mail (como os de Unix) não recebem mensagens formatadas em hipertexto. 

Você pode enviar a mensagem formatada e simples simultaneamente (os programas costumam ter essa opção, que automaticamente envia a mensagem nos dois modos, só atrasa um pouco a transmissão e aumenta o tráfego de dados no sistema). Mas, saiba que o programa pode traí-lo na reformatação de uma mensagem hipertexto para o texto pleno, mudando principalmente a posição dos elementos da mensagem.

Abertura automática - Tenha cuidado também quando citar um endereço na Web, pois alguns programas abrem a tela dentro da janela da mensagem. Se quem receber a mensagem não estiver conectado à Internet na hora de lê-la, vai receber uma série de códigos quebrados e incompreensíveis. Considere a possibilidade de citar o vinculo Web na forma de texto pleno, para que não seja aberto automaticamente e o destinatário ao menos saiba a que site você se refere.

Outra traição dos navegadores é, em alguns casos, transformar o arquivo anexado em texto puro, resultando num longo trecho de [xh´´q~çajkjh´]. Esteja preparado para reenviar o arquivo ao destinatário (não apague o arquivo antes de ter a certeza de que foi bem recebido).

Pessoas que recebem mensagens dentro das empresas onde trabalham podem estar limitadas pelo sistema corporativo a receber apenas mensagens em texto pleno, e o sistema de proteção (firewall) contra invasões eletrônicas pode, além de interpretar sua mensagem como perigosa, nem sequer avisará o destinatário de que sua mensagem foi impedida de circular. Se tiver que enviar um arquivo anexado, e não conhecer os procedimentos na empresa do seu destinatário, envie outra mensagem em texto simples, sem esse arquivo, para alertá-lo.

Assunto/subject - Faça o mesmo (alerta prévio, neste caso algum tempo antes, para que a pessoa tenha tempo de reconfigurar seu sistema) se tiver que enviar arquivos grandes. Algumas pessoas costumam configurar os programas de e-mail para simplesmente recusarem mensagens com arquivos grandes. 

Outras usam, quando o provedor permite, o recurso de ver a lista de mensagens à espera no provedor, e só receberem as mensagens que lhes interessem. Assim, dedique especial atenção ao campo de [Assunto] ou [Subject]: muitas vezes é pelo seu conteúdo que as pessoas vão decidir se lerão ou não a sua mensagem. Cuidado com as palavras usadas: o destinatário pode estar usando um filtro de mensagens baseado no campo [Assunto], e uma das palavras pode coincidir justamente com o filtro que redireciona mensagens indesejadas (spam) diretamente para a lixeira...

É de bom tom e uma excelente prática comercial responder, em menos de 24 horas se possível, a todas as mensagens recebidas. Mas, na prática, não espere que isso aconteça. Se uma pessoa recebe dezenas, centenas de mensagens por dia, faça as contas e verá que em alguns casos é virtualmente impossível ao destinatário processar toda a correspondência sem ficar de prontidão 25 horas por dia à frente do computador, abandonando outras atividades. Bom senso é importante: numa economia de guerra, em que as pessoas e empresas têm de assobiar e chupar cana ao mesmo tempo, não dá para esperar que todos os destinatários tenham uma central de atendimento e resposta pronta a e-mails, por mais desejável que seja.

Traições anexas - Não estranhe se receber mensagens com aviso-resposta, você até pode configurar o programa de e-mail para responder automaticamente com mensagem padronizada. O único problema desses avisos é que boa parte das pessoas lê a mensagem off-line, desconectada da Web, e assim a confirmação do recebimento não é emitida. 

Outro procedimento cada vez mais comum é a mensagem seguir acompanhada de um pequeno arquivo com os dados do remetente - é bom, de vez em quando, conferir se esses dados (telefone, endereço comercial e residencial etc.) estão atualizados. 

E lembre-se: devido às diferenças entre os sistemas, alguns programas de e-mail convertem automaticamente esses arquivos em texto, e outros simplesmente os ignoram. Assim, pelo menos assine a mensagem com seu nome, para que o destinatário saiba quem é você.

Vírus & cia. - Preocupadas com o risco de contaminação de seus sistemas por vírus, as pessoas estão tomando maiores cuidados com os arquivos vinculados às mensagens. Assim, envie sempre no corpo do texto pelo menos uma descrição do que são os arquivos anexados. 

Mas saiba que alguns vírus conseguem formatar mensagens falsas, incluindo um texto que convide o destinatário a abrir o arquivo anexado, inclusive se passando por você. Portanto, se receber mensagens com arquivos vinculados, mesmo que do melhor amigo, sempre verifique com anti-vírus antes de abrir esses arquivos. E configure seu programa de e-mail para impedir a abertura automática de arquivos, a não ser que goste de viver perigosamente...

O maior perigo - Bem, você já viu algumas das peças que os programas de e-mail podem nos pregar. Mas saiba que a maior das traições é você mesmo que comete, na hora de endereçar as mensagens. Tenha cuidado:

1) verifique bem se o endereço do destinatário está correto, a não ser que deseje que "o mundo" saiba por você mesmo como está estruturado aquele caixa 2 que você sempre negou possuir. Este jornalista já recebeu muitas mensagens secretas, por engano, e involuntariamente tomou conhecimento de seu indiscreto conteúdo (aliás, no tempo do telex, isso já acontecia, e um conhecido empresário guarda com muito carinho uma mensagem entre a empresa concorrente "100% nacional" e sua escondida matriz na Inglaterra... o texto caiu em suas mãos por causa do engano do operador de telex da concorrente, que enviou para endereço errado).

2) certifique-se também de que o destinatário de uma mensagem confidencial não usa um sistema de redistribuição automática de mensagens, que as envia para outros membros de um grupo de trabalho na empresa ou para seus contatos fora da empresa. Percorrendo estranhos caminhos de redirecionamento, sua mensagem estritamente confidencial pode até aparecer publicada num jornal...

3) reveja suas listas de envio de mensagens, para se certificar de que todos os membros dessa lista devem mesmo receber a mensagem que está enviando agora. Acontece muito de uma listagem ser construída para uma finalidade e depois ser usada para outra um pouco diferente, implicando na necessidade de se acrescentar ou retirar alguns nomes - o que nem sempre é feito. Tempos depois, você descobre que alguém recebeu tal mensagem por engano, enquanto outro alguém deixou de ser incluído.

4) traição por traição, nunca coloque na mesma lista de envio de mensagens o endereço eletrônico do cônjuge e do(a/os/as) amante(s). A não ser que goste de viver perigosamente. Parece óbvio, mas...

5) certas empresas controlam as mensagens recebidas e enviadas por seus funcionários, para se protegerem contra vazamento de informações sobre projetos em andamento, por exemplo. Assim, embora moralmente discutível, não é impossível que sua mensagem para alguém numa empresa passe por outros olhos, antes mesmo de ser vista pelo destinatário...